Ngày đầu áp dụng luật công chứng mới: Nhịp làm việc tất bật, kỳ vọng về sự thay đổi lớn

Ngày 1-7, dọc theo các tuyến đường trung tâm TPHCM như Nguyễn Thị Minh Khai, Võ Văn Tần, Pasteur… không khí tại các phòng công chứng, cả công lập lẫn tư nhân tất bật hơn thường ngày.

Đây là ngày đầu tiên Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mở đầu cho một giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ trong hoạt động công chứng, đặc biệt là triển khai công chứng điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Phòng công chứng số 1 TPHCM đã trang bị các hạ tầng, thiết bị như máy scan để phục vụ công chứng điện tử

Tại Phòng Công chứng số 1 TPHCM (đường Pasteur), người dân đến làm thủ tục ra vào liên tục. Trong vai người dân đi chứng thực giấy tờ, chúng tôi chứng kiến một buổi sáng làm việc khẩn trương của các chuyên viên, công chứng viên. Khi chúng tôi hỏi thăm về việc chụp hình khi công chứng giấy tờ, hồ sơ và việc áp dụng công chứng điện tử, đều được các chuyên viên tại đây giải đáp tận tình, rõ ràng.

Trong sáng 1-7, đa số các văn phòng công chứng tư nhân phải đến các đơn vị có thẩm quyền để đổi con dấu, trong khi đó, các phòng công chứng nhà nước như Phòng Công chứng số 1 đã bắt đầu triển khai công việc theo quy định mới.

Trao đổi với Báo SGGP, ông Nguyễn Hồ Phương Vinh, Phó Trưởng phòng Công chứng số 1 TPHCM, cho biết, không đợi đến ngày 1-7, từ trước đó đơn vị đã tập huấn nội bộ, xây dựng quy trình ai làm gì, lưu trữ ra sao, chuyển từ hồ sơ giấy sang điện tử như thế nào.

Theo quy định, bắt đầu từ 1-7, phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng. Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 1-7-2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

Theo ông Vinh, hiện nay ở TPHCM cũng như cả nước, công chứng điện tử đang được triển khai theo nhiều hướng, phần mềm cũng đang được thử nghiệm đa dạng. Riêng phần mềm CMC của TPHCM đã được tập huấn đến các Sở Tư pháp, các phòng công chứng cũng đã được xem qua bản demo phần mềm công chứng điện tử. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là nhu cầu thực tế của người dân.

“Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng đều có thể trang bị hệ thống công chứng điện tử, nhưng nếu người dân không có nhu cầu thì họ vẫn chọn công chứng giấy như trước. Đa phần công chứng điện tử hiện nay chỉ phát huy ở những cơ quan, đơn vị yêu cầu nộp giấy tờ online”, ông Vinh phân tích.

Dù còn nhiều điều phải hoàn thiện, nhưng ông Vinh cho rằng công chứng điện tử nếu triển khai đúng hướng sẽ mang lại lợi ích rất lớn. Nếu các cơ quan đồng bộ và chia sẻ dữ liệu, thì hầu như giấy tờ giả sẽ không còn đất sống. Giấy tờ chủ quyền nhà đất giả, giấy tùy thân giả, tất cả đều có thể bị loại bỏ nếu dữ liệu số hóa, xác minh qua sinh trắc học, vân tay, ảnh mắt... Công chứng viên chỉ cần tra cứu là phát hiện được ngay.

Còn theo công chứng viên Nguyễn Hồ Phương Vinh, luật thay đổi là để phục vụ người dân tốt hơn, nhưng để việc chuyển đổi thật sự hiệu quả, cần thời gian để người dân làm quen, cần hạ tầng công nghệ đồng bộ và cả một sự thay đổi trong tư duy từ chính các công chứng viên, các cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Ngày đầu tiên triển khai luật mới, dù còn nhiều điều phải điều chỉnh, nhưng không khí tại các phòng công chứng cho thấy một tín hiệu tích cực.

Không phải loại hồ sơ nào cũng bắt buộc chụp ảnh

Theo công chứng viên Nguyễn Hồ Phương Vinh, không phải mọi loại hồ sơ khi công chứng đều bắt buộc phải chụp ảnh người ký. Hoạt động công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng được chia thành nhiều loại, gồm chứng nhận các giao dịch, chứng thực bản sao đúng bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch.

Trong đó, chỉ có chứng nhận các giao dịch, hay còn gọi là văn bản công chứng, là bắt buộc phải chụp hình tất cả các bên tham gia ký kết, nhằm đảm bảo tính xác thực của giao dịch. Ngoài ra, một số hoạt động như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hay chứng thực chữ ký người phiên dịch thì không bắt buộc phải chụp hình.

Dù vậy, quy định chụp hình khi chứng nhận giao dịch đôi khi cũng phát sinh tình huống “dở khóc dở cười”. “Ví dụ trường hợp chúng tôi được mời đến ký ngoài trụ sở, nhưng đó lại là trại tạm giam hoặc những nơi có quy định cấm chụp hình. Khi đó cần phải có sự thống nhất, hoặc đơn vị công chứng phải linh hoạt, hoặc bên mời ký phải tạo điều kiện phù hợp. Không thể cứng nhắc, chắc chắn một trong hai bên sẽ phải chủ động điều chỉnh”, ông Vinh chia sẻ.

CẨM NƯƠNG

Nguồn: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html