Chữ ký số và dấu thời gian: Nền tảng bảo đảm an toàn cho công chứng điện tử

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, từ quản lý nhà nước đến đời sống dân sự. Hoạt động công chứng – vốn gắn liền với các giao dịch pháp lý có giá trị lớn – cũng không nằm ngoài xu hướng này. Khi Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 1/7/2024 và Luật Công chứng năm 2024 sẽ có hiệu lực từ 1/7/2025, công chứng điện tử chính thức trở thành một bước tiến mới trong cải cách thủ tục hành chính.

Các diễn giả trao đổi thảo luận tại Hội thảo "Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tư", ngày 19/9/2025.

Một trong những điểm nổi bật nhất của hệ thống pháp luật mới là việc quy định cụ thể về sử dụng chữ ký số và dấu thời gian trong quá trình công chứng điện tử – hai yếu tố được xem là "chìa khóa" để bảo đảm tính an toàn, minh bạch và giá trị pháp lý của các giao dịch trên môi trường số.

Giải pháp khắc phục tình trạng giả mạo, tranh chấp trong giao dịch công chứng

Công chứng là một hoạt động pháp lý đặc biệt, đòi hỏi mức độ an toàn và xác thực cao. Khoản 1 Điều 3 Luật Công chứng khẳng định: "Giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng."

Thực tế cho thấy, trong nhiều năm qua, hoạt động công chứng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng, thậm chí giả mạo cả công chứng viên hoặc con dấu của tổ chức hành nghề công chứng diễn ra phức tạp và tinh vi. Các hành vi này không chỉ gây thiệt hại lớn cho người dân, mà còn làm giảm niềm tin vào hệ thống pháp luật. Ngoài ra, một vấn đề khác thường gặp là tranh chấp liên quan đến thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng – yếu tố then chốt để xác định quyền, nghĩa vụ và hiệu lực của giao dịch.

Trước thực trạng đó, Bộ Tư pháp đã có nhiều biện pháp chấn chỉnh. Tháng 10/2023, Cục Bổ trợ tư pháp ban hành Công văn số 1459/BTTP-CC, TPL yêu cầu tăng cường thực hiện nghiêm các quy định về công chứng, đồng thời nâng cao kỹ năng nhận diện hành vi giả mạo, lừa đảo. Tuy nhiên, trong bối cảnh giao dịch điện tử phát triển mạnh, các giải pháp thủ công không còn đủ. Cần có công cụ công nghệ bảo đảm xác thực, minh bạch và không thể bị chối bỏ – và đó chính là vai trò của chữ ký số và dấu thời gian trong công chứng điện tử.

Chữ ký số – "Chữ ký tay" trong không gian số

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật để ký và khóa công khai để xác minh. Chữ ký số đảm bảo ba yếu tố: tính xác thực (người ký thật sự là ai), tính toàn vẹn (dữ liệu không bị thay đổi sau khi ký) và tính chống chối bỏ (người ký không thể phủ nhận việc đã ký).

Hội thảo Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tử

Luật cũng khẳng định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Đây là bước tiến quan trọng giúp các văn bản, hợp đồng, giao dịch điện tử – trong đó có công chứng điện tử – được thừa nhận hợp pháp và có giá trị như văn bản truyền thống.

Trong lĩnh vực công chứng điện tử, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ việc sử dụng chữ ký số công cộng. Đây là loại chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Nói cách khác, chủ thể ký số được xác minh danh tính thông qua một bên thứ ba đáng tin cậy, giúp đảm bảo người ký là thật và chữ ký là hợp lệ.

Đáng chú ý, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và dịch vụ cấp dấu thời gian đều được xếp vào nhóm dịch vụ tin cậy – ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép. Nhờ đó, việc ký số và xác thực thời gian ký không chỉ mang tính kỹ thuật, mà còn có cơ sở pháp lý chặt chẽ.

Khi áp dụng vào công chứng điện tử, chữ ký số công cộng giúp ngăn chặn nguy cơ giả mạo công chứng viên, giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời xác thực chủ thể ký một cách tuyệt đối. Mỗi giao dịch đều có thể được truy vết và kiểm chứng tính toàn vẹn, bảo đảm "đã ký là thật, đã ký là có hiệu lực."

Dấu thời gian – Bảo chứng cho thời điểm hiệu lực của văn bản

Nếu chữ ký số giúp xác định "ai là người ký", thì dấu thời gian giúp xác định "khi nào việc ký diễn ra". Đây là một trong những yếu tố quan trọng để giải quyết tranh chấp về thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng điện tử.

Theo quy định mới, dấu thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu tại thời điểm ký số, tạo ra một bằng chứng kỹ thuật xác thực thời gian ký. Dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp, có giá trị pháp lý tương đương như việc công chứng viên xác nhận thời điểm ký trong văn bản giấy.

Luật Công chứng năm 2024 cùng Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian là điều kiện bắt buộc để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số công cộng được công nhận tại Việt Nam.

Ngoài ra, chữ ký số và dấu thời gian còn được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình công chứng điện tử – từ tạo lập, sửa lỗi kỹ thuật, ký xác nhận đến lưu trữ hồ sơ. Khi hồ sơ công chứng giấy được chuyển sang lưu trữ điện tử, tổ chức hành nghề công chứng phải ký số xác nhận nội dung chính xác trước khi lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn và không thể chỉnh sửa sau đó.

Như vậy, từ lúc văn bản công chứng được hình thành đến khi được lưu trữ, mọi thao tác đều được bảo vệ bằng lớp xác thực kép – chữ ký số và dấu thời gian giúp ngăn chặn giả mạo, gian lận và tranh chấp.

Bước tiến lớn trong số hóa hoạt động công chứng

Việc bổ sung quy định về chữ ký số và dấu thời gian trong Luật Công chứng mới không chỉ nhằm giải quyết các rủi ro hiện hữu, mà còn mở đường cho một hệ thống công chứng điện tử toàn diện trong tương lai.

Với các tổ chức hành nghề công chứng, đây là cơ hội để chuyển đổi mô hình hoạt động sang môi trường số, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Với người dân và doanh nghiệp, việc công chứng điện tử giúp rút ngắn quy trình, có thể thực hiện giao dịch từ xa, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc giả mạo giấy tờ.

Quan trọng hơn, các quy định mới còn góp phần xây dựng niềm tin cho toàn bộ hệ sinh thái giao dịch điện tử, thúc đẩy thương mại điện tử, tài chính số và các lĩnh vực liên quan phát triển mạnh mẽ hơn.

Từ góc độ quản lý nhà nước, việc sử dụng chữ ký số và dấu thời gian giúp cơ quan chức năng dễ dàng giám sát, truy xuất, lưu trữ và đối chiếu thông tin, đồng thời tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho việc hình thành cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia.

Công chứng điện tử là một bước đi tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Việc quy định rõ ràng về sử dụng chữ ký số và dấu thời gian trong Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành không chỉ mang ý nghĩa kỹ thuật, mà còn thể hiện cam kết của Nhà nước trong việc bảo đảm an toàn, minh bạch và công bằng cho mọi giao dịch trên môi trường số.

Có thể nói, chữ ký số và dấu thời gian chính là "dấu niêm phong kỹ thuật số" cho mỗi văn bản công chứng điện tử, vừa khẳng định giá trị pháp lý, vừa bảo vệ quyền lợi của người dân và tổ chức. Đây không chỉ là đổi mới trong kỹ thuật công chứng, mà còn là một bước tiến về tư duy pháp lý, đưa công chứng Việt Nam tiến gần hơn đến chuẩn mực quốc tế trong kỷ nguyên số./.

Trung tâm Truyền thông KH&CN

Nguồn: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm