Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị trên địa bàn thành phố

Đây là nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc giữ gìn, bảo quản tài liệu hành chính – tư liệu quý giá của các cơ quan, tổ chức; đồng thời đảm bảo tính kế thừa, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành trong giai đoạn chuyển tiếp. Kế hoạch được xây dựng với mục tiêu xác định rõ nội dung công việc, lộ trình, thời gian hoàn thành và trách nhiệm cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. Theo đó, việc triển khai thực hiện nghiêm túc Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 02/4/2025 của Chủ tịch UBND thành phố là yêu cầu bắt buộc, tạo nền tảng cho việc quản lý tài liệu nhà nước một cách hiệu quả và khoa học.

UBND thành phố yêu cầu các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể có liên quan cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt nội dung Chỉ thị 06/CT-UBND đến cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ – nhất là trong bối cảnh có nhiều biến động về tổ chức, nhân sự.

Một trong những nội dung trọng tâm của Kế hoạch là yêu cầu gắn nội dung công việc với chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân được phân công chủ trì, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để triển khai hiệu quả. Mỗi bước đi trong lộ trình đều phải có thời gian hoàn thành cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Cơ sở dữ liệu, hồ sơ, tài liệu hành chính phải được rà soát, phân loại, lập hồ sơ đầy đủ, chuyển giao đúng quy định, đặc biệt là với các cơ quan, đơn vị sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể. Các tài liệu có giá trị lịch sử cần được nộp lưu kịp thời vào Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định pháp luật.

Trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, việc lưu trữ tài liệu không chỉ là yêu cầu kỹ thuật hành chính mà còn mang tính chiến lược, nhằm bảo đảm sự kế thừa trong quản lý nhà nước, không gián đoạn hoạt động của hệ thống chính trị. Toàn bộ hệ thống văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử... cần được quản lý nghiêm túc, bảo mật và an toàn tuyệt đối.

Kế hoạch cũng nhấn mạnh yêu cầu phối hợp thường xuyên giữa các cơ quan, đơn vị; ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao chất lượng quản lý tài liệu điện tử trong môi trường số.

Theo đó, các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát toàn bộ khối tài liệu chưa chỉnh lý, bước đầu loại ra các tài liệu không cần lưu trữ lâu dài như sách, báo, tạp chí, bản nháp, tư liệu tham khảo... Đồng thời, thống kê và lập danh mục các hồ sơ công việc chưa hoàn thành, sắp xếp, đóng gói tài liệu theo nhóm: đã hoàn thành và chưa hoàn thành; trong đó hồ sơ chưa hoàn thành phải được tập hợp riêng và ghi chú rõ ràng.

Đối với tài liệu giấy đã số hóa, các đơn vị có trách nhiệm sao lưu dữ liệu vào thiết bị lưu trữ, niêm phong và bàn giao kèm cơ sở dữ liệu điện tử. Cần bố trí kho tàng phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu, đảm bảo không thất lạc, hư hỏng.

Sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy, Sở Nội vụ sẽ tham mưu UBND thành phố xây dựng và trình Đề án, dự án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu còn lại, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện hiệu quả việc quản lý, lưu trữ, khai thác tài liệu sau sắp xếp./.

Nguồn: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626