يُمنع منعاً باتاً حجز أو نقل أو إتلاف الوثائق أثناء عملية إعادة الهيكلة التنظيمية.

(NLDO) - يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بعد الترتيب التنظيمي وفقًا للأنظمة القانونية الخاصة بسلطة إدارة الأرشيف.

أرسلت وزارة الداخلية للتو وثيقة إلى اللجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للقرار رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.

وبناء على ذلك، طلبت وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمحافظة والمدينة التوجيه بشكل عاجل بتنفيذ عدد من المهام العاجلة لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكم المحلي.

يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الهيئات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ ويجب تجميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية لأي هيئة أو منظمة إحصائيًا وجماعيًا وفقًا لأرشيف تلك الهيئة أو المنظمة.

"تُغلق الهيئة أو المنظمة أرشيفها اعتبارًا من تاريخ انتهاء عملياتها. ولا يجوز لها إصدار أي وثائق إدارية تحت سلطتها اعتبارًا من تاريخ نفاذ قرار الجهة المختصة بالاندماج أو إنهاء العمليات" - تنص وثيقة وزارة الداخلية بوضوح على ذلك.

قبل وأثناء إعادة الهيكلة التنظيمية، توصي وزارة الداخلية بمواصلة حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيفات الوكالة (أو موقع التخزين الحالي) للوحدة الإدارية قبل إعادة الهيكلة.

يُمنع منعاً باتاً الاستيلاء على الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أو نقلها أو إتلافها بطريقة غير مشروعة، كما لا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية تنظيم الجهاز.

وبحسب وزارة الداخلية، فإن الأرشيفات التاريخية الإقليمية مسؤولة عن استلام والتنسيق مع رؤساء الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة الحفاظ على جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد بيانات الوثائق في المقاطعة في الموقع أو الحفاظ عليها مؤقتًا وتسليم الوثائق وفقًا لسلطتها الإدارية إلى الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

إلى جانب ذلك، تتم عملية تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقاً لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.

وطلبت وزارة الداخلية أيضًا التنفيذ الصارم للوائح القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة؛ وحماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية والتعبئة والتسليم والحفظ والاستخدام في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

المصدر: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm