تعزيز إدارة العمل الوثائقي والأرشيفي في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي.

يُمنع منعاً باتاً الاستيلاء على الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أو نقلها أو إتلافها بطريقة غير مشروعة، كما لا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية تنظيم الجهاز.

صورة توضيحية. المصدر: VNA

في 19 مارس 2025، أصدرت وزارة الداخلية النشرة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN إلى اللجان الشعبية في المقاطعات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.

يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني.

لضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW المؤرخ 28 فبراير 2025 للمكتب السياسي والأمانة العامة بشأن تنفيذ البحث واقتراح مواصلة إعادة تنظيم النظام السياسي، وتنفيذ مسؤولية إدارة الدولة للوثائق والأرشيف، تطلب وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة أو المدينة التي تديرها الحكومة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة على وجه السرعة لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية على النحو التالي:

أولاً، الالتزام الكامل والصحيح باللوائح القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات التالية:

أولاً، يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية التي تشكلت أثناء أنشطة الهيئات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ ويجب إحصاء وجمع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية لأي هيئة أو منظمة وفقًا لأرشيف تلك الهيئة أو المنظمة.

ثانيًا، تُغلق الهيئة أو المنظمة أرشيفها اعتبارًا من تاريخ انتهاء أعمالها. ولا يجوز لها إصدار أي وثائق إدارية تحت سلطتها اعتبارًا من تاريخ نفاذ قرار الجهة المختصة بالاندماج أو انتهاء الأعمال.

ثالثا، قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو الموقع الذي يتم حفظها فيه) للوحدة الإدارية قبل الترتيب.

رابعا، يمنع منعاً باتاً الاستيلاء على الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أو نقلها أو إتلافها بطريقة غير مشروعة، ولا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية تنظيم الجهاز.

ثانياً، تتولى الأرشيفات التاريخية للمحافظات استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في الموقع أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

ثالثا، يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.

رابعا، التنفيذ الصارم للأنظمة القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة؛ وحماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية والتعبئة والتسليم والحفظ والاستخدام في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

إصدار الوثائق المنظمة لقائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة

بالنسبة للجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية، توصي وزارة الداخلية بأن يكون رئيس اللجنة الشعبية في المحافظة مسؤولاً بصفته الرئيس عن تنفيذ إدارة الدولة للأرشيف في المحلية في نطاق الواجبات والصلاحيات؛ وضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطة الإدارة وفقًا لأحكام القانون طوال عملية الترتيب التنظيمي.

إصدار توجيه عاجل من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة الدولة لأعمال الوثائق والأرشيف.

إعداد خطة لإعادة تنظيم الأرشيف التاريخي للدولة على مستوى المحافظات في مشروع إعادة ترتيب وتنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج تنظيم الحكم المحلي على مستويين وعرضه على الجهات المختصة للتقييم والتنفيذ.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

أولاً، إصدار وثيقة تنظم قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة الخاضعة لإدارتها.

ثانياً، توجيه رئيس الهيئة أو المنظمة الجديدة لاستلام الوثائق وقواعد البيانات تحت سلطتها الإدارية؛ ورئيس الوحدة الإدارية القاعدية الجديدة لاستلام الوثائق في الغرف والمستودعات في منطقة الإدارة التي تديرها مؤقتاً هيئة الأرشيف التاريخي الإقليمي.

ثالثاً: توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطبيق الحلول التقنية الكفيلة بضمان استمرارية واستمرارية عمليات إصدار الوثائق وتسوية الأعمال للجهات والهيئات التابعة لها.

رابعا، توجيه تطوير المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة الأعمال للوثائق التي تم إعدادها مسبقا.

خامساً، ضمان توفير الموارد اللازمة لأداء المهام الكتابية والأرشيفية بأمان وسلاسة قبل وأثناء وبعد الترتيب التنظيمي.

سادساً، إبلاغ وزارة الداخلية بحالة التنفيذ حتى تتمكن وزارة الداخلية من تلخيصها وتقديم تقرير إلى الحكومة .

إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف.

بالنسبة لوزارة الداخلية، تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار توجيه بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.

إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.

يكلف الأرشيف التاريخي الإقليمي مسؤولين بتنظيم مجموعات عمل في الوكالات والمنظمات والوحدات لاستلام الوثائق وتنسيق الحفاظ عليها في الموقع وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على النظام.

توجيه الأرشيف التاريخي الإقليمي إلى اتخاذ تدابير استباقية لجمع السجلات المحفوظة بشكل دائم والتي تم تحريرها بالكامل في الوكالات والمنظمات التي تعد مصادر للوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.

- توجيه رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية لترتيب الموارد الكافية لضمان سلامة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الغرف والمستودعات التي تم تأكيدها وختمها من قبل الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى وكالة أو منظمة الإدارة المسؤولة بعد إعادة تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

- تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بالإسراع في إصدار قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للأجهزة والمنظمات التي تشكلت بعد إعادة تنظيم الجهاز التابع لها.

عرض مشروع إدارة ومعالجة وثائق الهيئات والمنظمات على اللجنة الشعبية الإقليمية قبل إعادة تنظيم الجهاز.

التنسيق مع وحدة إدارة النظام والتشغيل لتطوير خطة التسليم ودمج المستندات وقواعد بيانات المستندات في النظام.

إذا لزم الأمر، استشر إدارة السجلات والمحفوظات الحكومية بشأن خطة الإدارة والمعالجة لكتلة الوثائق وقاعدة بيانات الوثائق التي تم تجميعها إحصائيًا قبل ترتيب الهيكل التنظيمي.

توجيه وإجابة أسئلة الهيئات والمنظمات والأفراد بشكل منتظم فيما يتعلق بالوثائق والمحفوظات قبل وأثناء وبعد إعادة الهيكلة التنظيمية.

التأكد من تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية للجهات والمنظمات قبل إعادة هيكلة الجهاز.

بالنسبة للأرشيفات التاريخية الإقليمية، تقترح وزارة الداخلية ترتيب مسؤولين لتوجيه العد والترتيب والتعبئة والختم والتأكد من حجم وحالة الوثائق الورقية والوثائق على حاملات المعلومات الأخرى (إن وجدت)، واستلام وتنسيق الحفظ في الموقع أو الحفظ المركزي المؤقت لوثائق الهيئات والمنظمات.

التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام لتحديد عدد الوثائق الرقمية وحصر قاعدة بيانات الوثائق على النظام لكل جهة ومنظمة ووحدة إدارية.

إعداد قائمة بجميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية المحفوظة حاليًا في الأرشيف التاريخي الإقليمي؛ ومواصلة ضمان سلامة وتكامل وسهولة استخدام الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية إلى الهيئات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

تجميع كمية الوثائق وحالتها وقاعدة بيانات الوثائق وإرسال تقرير إلى وزارة الداخلية لإبلاغه إلى وزارة الداخلية.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

يقوم نقطة الاتصال بتنظيم وتأكيد تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي إلى هيئة أو منظمة الإدارة المختصة بعد الترتيب التنظيمي.

- تكليف وزارة الداخلية بإعداد الخطط والمشاريع اللازمة لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي جمعتها الوكالة أو المنظمة قبل إعادة تنظيم الجهاز.

التنسيق مع الجهات والهيئات ذات العلاقة لتنظيم تنفيذ المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة العمليات التجارية للوثائق وقواعد البيانات التي تم تجميعها إحصائياً قبل إعادة تنظيم الجهاز.
جمع سجلات الحفظ الدائمة التي سبق تحريرها بالكامل لدى الجهات والهيئات التي تُعدّ مصادر للوثائق المُقدّمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي. في حال عدم وجود أرشيف متخصص، يُوجّه الأرشيف التاريخي الإقليمي وزارة الداخلية لتجهيز غرف ومستودعات لضمان سلامة الوثائق التي جُمعت خلال عملية الترتيب التنظيمي.

التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقادة والسكرتيرات على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق.

بالنسبة لرؤساء الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية، تطلب وزارة الداخلية من رؤساء الوكالات والمنظمات ورؤساء اللجان الشعبية على مستوى المقاطعات والبلديات أن يكونوا مسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتهم الإدارية وفقًا لأحكام القانون أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي والوكالات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المكتمل والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل (إعداد قائمة بالعمل غير المكتمل لكل وحدة).

تعيين وحدات وأفراد لتجميع وتحضير قائمة بالأعمال غير المكتملة للوكالة أو المنظمة؛ وإرفاق الملفات والوثائق وتعبئتها بشكل منفصل وجمعها لتقديمها إلى أرشيف الوكالة.

توجيه أرشيفات الهيئة الإحصائية لترتيب الوثائق فيها، وتوجيه الوحدات والأفراد لجمع وتوضيب الملفات والوثائق غير المقدمة فيها؛ واستلام الملفات والوثائق من الوحدات والأفراد وجمعها في الأرشيفات والمخازن المركزية. يجب الاهتمام بالملفات والوثائق المتعلقة بالأعمال غير المنجزة، وجمعها بشكل منفصل، وتدوين ملاحظات واضحة عنها.

- ترتيب المخازن والمعدات والموارد البشرية اللازمة لحماية الوثائق وحفظها بشكل آمن حتى تسليمها إلى الجهة أو المنظمة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.

توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية للأعمال المنجزة وغير المنجزة، وتحديد البيانات على النظام أو استخراجها إلى أجهزة التخزين، والتأكد من سلامة وتكامل الوثائق وقواعد البيانات حتى تسليمها إلى الأرشيف التاريخي للمحافظة أو الهيئات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

ويكلف رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة وزارة الداخلية بتقديم المشورة بشأن ترتيب المستودعات والمعدات اللازمة لجمع وحفظ وثائق الهيئات المتخصصة التابعة للجنة الشعبية للمنطقة بشكل آمن؛ وترتيب القوات لحماية سلامة الوثائق حتى يتم تسليمها إلى الهيئات والمنظمات المختصة للإدارة بعد إعادة تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، يتعين على رئيس الوكالة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة أن يوجه على الفور:

التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقيادات والسكرتيرات على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق، والتسجيل لإصدار الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة وفقاً للوائح.

التنسيق مع الأرشيف التاريخي الإقليمي ووحدة إدارة وتشغيل النظام والوحدات والأفراد المعنيين لتلقي الوثائق وقواعد بيانات الوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل تحت سلطة الإدارة لمزيد من الحل.

استلام المستندات وقواعد بيانات المستندات تحت سلطة الإدارة والمستندات الموجودة في الغرف والمستودعات في منطقة الإدارة؛ والتنسيق مع الأرشيف التاريخي لتطوير خطة للتعامل مع العمليات التجارية لتلك الكتلة من المستندات.

إحصاء الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في أرشيفات ومستودعات الوكالة.

بالنسبة لأرشيفات الوكالة، تقوم إدارة أرشيف الوكالة أو الشخص المختص بالأرشيف في الوكالة أو المنظمة أو الوحدة بالمهام التالية:

- إعطاء التعليمات للوحدات والأفراد بتجميع وتعبئة الملفات والوثائق وتسليمها إلى الغرف والمستودعات للتخزين المركزي مسبقاً؛ وإعداد المستودعات والظروف اللازمة لحفظ الوثائق الواردة من الوحدات والأفراد بشكل آمن.

إحصاء الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في مكتب أو مستودع التخزين الخاص بالجهة أو المنظمة حتى يتم تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الجهة أو المنظمة المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات في النظام.

استلام وحفظ الملفات والوثائق الخاصة بالعمل غير المكتمل بشكل منفصل وفقًا للقائمة.

إرسال أو تجميع السجلات المكتملة مسبقًا والمحفوظة بشكل دائم، وتعبئتها بشكل منفصل، وجاهزة للتقديم إلى الأرشيف التاريخي.

قم بتسليم المستندات المجمعة وقائمة العمل غير المكتملة في حالتها الأصلية.

بالنسبة للموظفين المدنيين وموظفي القطاع العام والعمال، قم بتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المنجز؛ بالنسبة للعمل غير المنجز، من الضروري عمل قائمة وبيان واضح: اسم العمل؛ اسم الشخص المكلف بالتعامل معه؛ عدد الوثائق والمستندات المتوفرة؛ الموعد النهائي للتعامل (إن وجد).

حفظ إحصائيات السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل على النظام؛ وإنشاء قائمة بسجلات العمل أو قائمة بالوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل على النظام.

تسليم الحالة الأصلية للملفات والوثائق المجمعة وقائمة الأعمال غير المكتملة على النظام إلى أرشيف الوكالة أو الوحدة، أو إلى الشخص المسؤول عن جمع الوثائق أثناء عملية تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري التنسيق فورًا مع أرشيف الوكالة والوحدة التي تدير وتشغل النظام لتسليم السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل إلى الوحدة أو الفرد المسؤول عن الاستمرار في التعامل معه.

إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.

أما فيما يتعلق بالوحدات التي تدير وتشغل النظام، فإن وزارة الداخلية تطلب تحديد وحصر نطاق الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام حسب كل حساب للجهة والمنظمة والفرد؛ بحيث يتم، بناءً على قائمة الأعمال غير المكتملة للوحدات والأفراد، تحديد نطاق البيانات وإعداد قائمة بحسابات المنظمات والأفراد الذين لديهم أعمال غير مكتملة؛ وإعداد خطة التسليم عند التوجيه.

جمع وإبلاغ اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارة الداخلية عن نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق المستخدمة حاليًا في النظام لتكون بمثابة أساس لتحديد رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق للوكالات والمنظمات بعد إعادة تنظيم الجهاز بشكل موحد ومتزامن وتجنب التكرار.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.

تحديث نظام رمز تعريف الوثيقة، ورمز الملف، ورموز النصوص للوكالات والمنظمات الجديدة لضمان تشغيل النظام بسلاسة.

فتح حسابات جديدة للهيئات والمنظمات والأفراد، وضمان الاتصال بالوثائق وقواعد بيانات الوثائق ذات الصلة سابقًا لضمان عدم حدوث أي انقطاع في سير العمل على النظام.
استخراج وتجميع الوثائق وقواعد البيانات الموثقة للأجهزة والمنظمات والوحدات غير العاملة وتسليمها إلى الأرشيف التاريخي للمحافظة أو الأجهزة والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

- وضع خطة لاستخدام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام لخدمة الاحتياجات العاجلة للوكالات والمنظمات والأفراد طوال عملية إعادة هيكلة الجهاز.
يرجى الاطلاع على النص الكامل للرسالة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN في الملف المرفق:

المصدر: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987