تسريع التقدم وتجنب تراكم العمل

في 30 أغسطس، ترأس الوزير نجوين مانه هونغ مؤتمر إدارة الدولة لشهر أغسطس 2024 لوزارة المعلومات والاتصالات .

W-مدرسة نجوين مانه هونغ 3.jpg
عُقد مؤتمر إدارة الدولة لوزارة الإعلام والاتصالات (أغسطس ٢٠٢٤) في ٣٠ أغسطس، بمزيج من الحضور الشخصي وعبر الإنترنت. الصورة: لي آن دونغ

وحضر المؤتمر، الذي أقيم بالتنسيق الشخصي والعبر الإنترنت، نواب وزيري المعلومات والاتصالات فان تام، وفام دوك لونج، ونجوين هوي دونج، ونجوين ثانه لام؛ ونائب رئيس لجنة الشعب في مدينة هاي فونج هوانج مينه كونج، وقادة رؤساء ونواب رؤساء الوكالات والوحدات والشركات التابعة للوزارة.

وأظهرت الإحصاءات التي تم تحديثها من قبل مكتب وزارة الإعلام والاتصالات في المؤتمر أن صناعة المعلومات والاتصالات استمرت في النمو في الأشهر الثمانية الأولى من عام 2024 من حيث الإيرادات والأرباح والمساهمة في الميزانية وكذلك المساهمة في الناتج المحلي الإجمالي للبلاد، بمعدل نمو يتراوح بين 20 - 25.5٪ عن نفس الفترة من العام الماضي.

ومن الجدير بالذكر أنه في شهر أغسطس، ترأست وزارة المعلومات والاتصالات سلسلة من الأنشطة الهادفة للاحتفال بالذكرى التاسعة والسبعين لتقليد صناعة المعلومات والاتصالات، على النحو التالي: مراسم تقديم البخور في منطقة دينه هوا الآمنة، وتاي نجوين، ومقبرة شهداء صناعة المعلومات والاتصالات في تاي نينه ؛ تنظيم اجتماعات مع أكثر من 400 من الكوادر المتقاعدين في الشمال والوسط والجنوب؛ عرض خرائط ثلاثية الأبعاد في مبنى مقر الوزارة لإعادة إنشاء تاريخ تشكيل وتطور صناعة المعلومات والاتصالات؛ تنظيم محادثة بين الوزير وجميع الكوادر والموظفين في الوزارة حول التقاليد وتاريخ الصناعة والفرص والتحديات والبعثات والمهام التي يضطلع بها الجيل الحالي.

في الوقت نفسه، تواصل الهيئات والوحدات التابعة للوزارة الحفاظ على العديد من الأنشطة المهنية بكفاءة واستقرار. ومع ذلك، تُظهر نتائج مراجعة مكتب وزارة الإعلام والاتصالات أنه بالإضافة إلى ما يقرب من 150 مهمة أنجزتها الوحدات في أغسطس، لا يزال هناك عدد من المهام التي تجاوزت الموعد النهائي المحدد من قبل قادة الوزارة. بالنسبة للوحدات التي لديها العديد من المهام التي يتأخر إنجازها، طلب الوزير نجوين مانه هونغ من قادتها التركيز على تسريع وتيرة إنجاز الأعمال، وتجنب تراكم المهام.

نمو صناعة تكنولوجيا المعلومات في الأشهر الثمانية الأولى من عام 2024
إحصاءات حول تطور صناعة المعلومات والاتصالات خلال الأشهر الثمانية الأولى من هذا العام. الصورة: مكتب وزارة المعلومات والاتصالات.

وقد أكد الوزير نجوين مان هونغ عدة مرات على وجهة النظر القائلة بأن القادة مسؤولون عن الاستثمار في التكنولوجيا وتطوير الأدوات الرقمية لتقليل أعباء العمل ومساعدة المسؤولين والموظفين المدنيين والموظفين العموميين والعمال.

في اجتماع جميع المسؤولين والموظفين في وزارة الإعلام والاتصالات يوم 28 أغسطس، شارك رئيس قطاع الإعلام والاتصالات حول مهمتين تركز عليهما وزارة الإعلام والاتصالات لتقليل عبء العمل على الموظفين، وهما: تطوير مساعدين افتراضيين لخدمة المسؤولين والموظفين المدنيين؛ ونشر نظام إعداد التقارير عبر الإنترنت بهدف محدد يتمثل في تقليل عدد التقارير من إدارات الإعلام والاتصالات إلى الوزارة بمقدار 10 مرات كل عام، وبالتالي تقليل الوقت الذي يتعين على الوكالات والوحدات في الوزارة معالجة التقارير.

إن متابعة تقدم ونتائج تنفيذ المهمتين المهمتين المذكورتين أعلاه هي المحتوى الذي يشغل معظم وقت مؤتمر إدارة الدولة لوزارة المعلومات والاتصالات في أغسطس 2024. وعلى وجه الخصوص، قام مكتب وزارة المعلومات والاتصالات بتجربة التقرير الإلكتروني منذ منتصف يوليو وحتى الآن، مع التركيز على التحول الرقمي الشامل لعملية إعداد التقارير، مع تحسين العملية وتقليل الوقت والتكاليف والموارد البشرية.

دبليو-مدرسة نجوين مانه هونغ 1.jpg
أشار الوزير نجوين مانه هونغ إلى أن الهدف من تطبيق الإبلاغ الإلكتروني هو الانتقال إلى المستويات الأدنى دون الحاجة إلى الإبلاغ إلى المستويات الأعلى. الصورة: لي آنه دونغ

طلب الوزير نجوين مانه هونغ من مكتب وزارة الإعلام والاتصالات إعداد تقرير موضوعي حول تنفيذ نظام الإبلاغ عبر الإنترنت، بناءً على العمل مع الوكالات والوحدات المتخصصة في الوزارة وإدارات الإعلام والاتصالات في المناطق المجاورة بشأن محتوى تغيير شكل الإبلاغ للوكالات والوحدات.

وأوضح رئيس قطاع المعلومات والاتصالات أن هدف نظام الإبلاغ الإلكتروني هو التحرك نحو النقطة التي لا يحتاج فيها المرؤوسون إلى الإبلاغ لرؤسائهم، كما ذكر المطلب: من البيانات التي يتم تحديثها بشكل دوري من قبل إدارات المعلومات والاتصالات على النظام، سيتعين على مديري الإدارات والأقسام تقديم تقارير شهرية أو مخصصة عن حالة الأنشطة في المجالات الخاضعة لمسؤوليتهم.

يعد بناء قاعدة المعرفة المهمة الرئيسية عند العمل كمساعد افتراضي لدعم الموظفين المدنيين.

تم قضاء معظم وقت مؤتمر إدارة الدولة في أغسطس في عرض المساعدين الافتراضيين للوكالة الوطنية للتحول الرقمي، ووكالة المعلومات الخارجية، والتبادلات والمناقشات لإيجاد حلول مجدية، وخاصة بناء أنظمة المعرفة الممتازة للوحدات.

W-tro ly ao المركز الوطني للتحول الرقمي.jpg
قدّم السيد دو لاب هين، ممثل الوكالة الوطنية للتحول الرقمي، عرضًا توضيحيًا للمساعد الافتراضي للوحدة خلال المؤتمر. الصورة: لي آن دونغ

قررت وزارة المعلومات والاتصالات ريادة تطبيق المساعدين الافتراضيين في الأنشطة المهنية. ويجمع المساعد الافتراضي لوزارة المعلومات والاتصالات بين نظام المعرفة الخبيرة الذي بناه البشر ونموذج اللغة الواسع للذكاء الاصطناعي. ومن خلال تشجيع استخدام المساعدين الافتراضيين لدعم العمل، تُراكِم الوحدات أيضًا المعرفة التنظيمية، وهي رصيد قيّم يُورث للأجيال القادمة.

W-tro ly ao Cuc thong tin doi ngoai.jpg
مدير إدارة المعلومات الخارجية، فام آنه توان، يُطلعنا على كيفية التقديم كمساعد افتراضي للإدارة. تصوير: لي آنه دونغ.

من خلال العرض التوضيحي للمساعدين الافتراضيين للوحدتين، أكد الوزير نجوين مانه هونغ وجهة نظر الوزارة في تطوير المساعدين الافتراضيين لخدمة الكوادر والموظفين المدنيين، أي أن بناء نظام المعرفة أمر مهم، والشيء الرئيسي؛ يجب أن يكون التميز في المساعدين الافتراضيين لخدمة الكوادر والموظفين المدنيين هو نظام المعرفة أولاً.

ردًا على مخاوف الوحدات بشأن كيفية تسريع بناء نظام المعرفة، اقترح الوزير نجوين مانه هونغ منهجية تتضمن الخطوات التالية: مراجعة الأسئلة الحالية للتحقق من كونها أسئلة شائعة في ممارسات عمل الوحدة؛ استخدام ChatGPT للإجابة على الأسئلة الفردية؛ تقسيم مهمة الإجابة على الأسئلة الجديدة، والأسئلة المزدوجة التي تدمج محتويات متعددة لموظفي الوحدة؛ وأخيرًا، "تدقيق" الإجابات من خلال اجتماعات لتقييم دقتها وتوحيدها في نظام المعرفة الخاص بالوحدة. وتتمثل هذه الخطوة الأخيرة في ضمان أن النظام يوفر إجابة واحدة فقط لعملية واحدة ومهمة واحدة. وصرح الوزير نجوين مانه هونغ: "هكذا نستخدم ChatGPT في إدارة الدولة!" .

خلال المؤتمر، كلف الوزير نجوين مانه هونغ نائب الوزير فام دوك لونغ بتوجيه وتركيز جهود تطوير مساعد افتراضي للهيئة الوطنية للتحول الرقمي. بعد ذلك، ومن خلال مقارنة خطط تطوير مساعد افتراضي في الهيئة ووزارة الإعلام الخارجي، سيتفق مسؤولو الوزارة على الخطة، وسيصدرون التعليمات للوحدات الأخرى لتنفيذها.

تغيير طريقة عمل موظفي الخدمة المدنية باستخدام المساعدين الافتراضيين تتوقع وزارة المعلومات والاتصالات أن يعمل المساعدون الافتراضيون على تغيير نظام المعرفة وأساليب العمل في نظام موظفي الخدمة المدنية في الدولة، وإضفاء الذكاء على عمليات نظام موظفي الخدمة المدنية في فيتنام بأكمله.